Ta vare på verdiene med vedlikeholdsplan og HMS-system
Sammenslåingen av MOBO og Mosjøen Boligbyggerlag (MBBL) under det nye Helgeland Boligbyggelag (HELBO), vil gi flere og bedre muligheter for å holde styr på vedlikeholdsplaner og HMS-systemer.
Før sammenslåingen hadde MOBO og MBBL forskjellige løsninger og rutiner på flere områder, inkluder vedlikehold og HMS-systemer. Nå som det har blitt et felles boligbyggelag for hele Helgeland, har HELBO valgt den beste løsningen fra begge, til det beste for kundene.
– Det er gode fremtidsretta systemer som alle får god nytte av, forteller avdelingsleder avdeling sør, Trond Arne Lund.
Det systemet som HELBO går fremover med nå er en programvare som forenkler vedlikeholdsplanleggingen for borettslag. Et system som er designet for å hjelpe boligselskap med å planlegge langsiktig og ha en god oversikt over nødvendig vedlikehold.
– Det er viktig og riktig å planlegge fremtidig vedlikehold nå, hvis man ikke allerede har gjort det. På den måten har man kontroll og oversikt over de fremtidige utgiftene, samtidig som man er klar til å starte vedlikeholdsarbeidet når forholdene ligger til rette for det. Når renten synker og inflasjonen er under kontroll, vil man kunne ta fatt på vedlikeholdet, vel vitende om hva det innebærer, mener Lund.
Tiårsperspektiv
Når man tar i bruk vedlikeholdssystemet gjør man første en befaring, med dokumentasjon og bilder. Programvaren har et tiårsperspektiv, slik at styrene i boligselskapene kan planlegge hva de vil bruke av vedlikeholdsmidler, og når. Det kan være at datasystemet varsler om at vinduene bør byttes om fem år, samtidig som det foreslås å etterisolere og skifte bordkledning.
– Med et slikt verktøy kan du legge en langsiktig plan og ha en god oversikt over vedlikeholdsbehovene, sier Lund.
En stor andel av den samlede porteføljen er allerede implementert i det nye systemet, men ikke alle.
– Mange er flinke til å holde oversikten selv. Men jeg tror det kan være vanskelig å holde tråden over tid. Det byttes styremedlemmer og styreledere, så over en tiårs periode har man som regel byttet ut alle. Og da mister man fort informasjon om hva som er gjort, og bør gjøres, sier Lund, som mener at det handler om å ta var på verdiene som finnes i boligselskapene.
Nyutviklet HMS-system
I tillegg til et brukervennlig vedlikeholdssystem er det også et like enkelt HMS-system, som skal sikre at styrene har kontroll på nødvendige sikkerhetstiltak som brannsikkerhet, elektriske anlegg og andre risikoelementer.
– Alle boligselskap er pålagt å ha et HMS-system, og det handler om å ivareta beboernes sikkerhet, understreker Lund.
HMS-systemet gir blant annet oversikt over hvor brannslukningsutstyr er plassert, om pulverapparatene er innenfor dato, og om alle kontrollrutiner følges.
– Jeg tror noen styrer har god kontroll på dette, mens andre gjør det sporadisk. Det er kanskje enda viktigere enn vedlikeholdssystemet. Dersom det skjer en brann, og alt er i orden, er det lettere å håndtere situasjonen i etterkant, spesielt i forhold til forsikringsselskaper. Samtidig som uønskede situasjoner kan avverges, sier Lund.
Systemet legger opp til jevnlig kontroll og gir styreledere en enkel måte å overføre denne informasjonen når noen nye overtar ansvaret. Selv om man står fritt til å velge hvilket HMS-system man vil bruke, påpeker Lund at loven krever at alle boligselskap skal ha et HMS-system på plass.
Satser på teknisk
HELBO satser nå tungt på den tekniske siden av drift og vedlikehold. Målet er å gjøre det enklere for boligselskapene på Helgeland å ivareta både eiendom og beboere på best mulig måte.
– Vi ønsker å ta vare på verdiene som finnes, og vi tror de nye verktøyene vil være til stor hjelp for styrene i årene som kommer, sier Lund.
Boligbyggelaget har også startet jobben med å se på analyse av bærekraft for boligselskapene, og har inngått avtale om en løsning for analyse og anbefaling for energibesparelse.
– Systemet gir rapporter som blant annet gir grunnlag for å få støtte hos Enova. Med riktig og nok besparelse kan man også få finansiering gjennom grønne lån, sier Lund, som påpeker at klima og bærekraft blir viktigere og viktigere i årene som kommer.